Kündigungsfrist MFA: Fristen nach Tarif und Gesetz, Probezeit und Dienstplan

Tarif oder Gesetz: Welche Regel gilt in der Praxis?

Für Medizinische Fachangestellte gibt es einen Manteltarifvertrag, abgeschlossen zwischen der Arbeitsgemeinschaft zur Regelung der Arbeitsbedingungen der Arzthelferinnen/Medizinischen Fachangestellten (AAA) und dem Verband medizinischer Fachberufe (vmf). Die aktuelle Fassung gilt seit dem 1. Januar 2025. Unmittelbar bindet sie nur, wenn beide Seiten Mitglied der Tarifparteien sind. In der Praxis wichtiger ist der zweite Weg nach § 2 Abs. 2 MTV: Der Tarif gilt auch, wenn der Arbeitsvertrag auf ihn Bezug nimmt oder er betriebsüblich angewendet wird. Viele MFA-Arbeitsverträge enthalten einen solchen Verweis.

Für die Kündigungsfristen ist die Frage weniger folgenreich, als sie klingt: § 18 MTV übernimmt die Fristen des § 622 BGB inhaltlich unverändert – vier Wochen als Grundfrist, dieselbe Staffel für Arbeitgeberkündigungen, zwei Wochen in der Probezeit. Unterschiede entstehen erst an anderer Stelle: bei der tariflichen Probezeit von drei Monaten (§ 4 MTV), bei den Folgen für das Weihnachtsgeld (§ 12 MTV) und beim Urlaub (§ 16 MTV). Ohne Tarifbezug gilt das BGB direkt; dann zählt, was im Arbeitsvertrag zusätzlich vereinbart ist. Was der Tarif sonst zur Arbeitszeit regelt, steht im Beitrag zur Arbeitszeit von MFA.

Die Fristen im Überblick

Drei Punkte werden häufig übersehen. Erstens wirkt die verlängerte Staffel nur für Kündigungen durch die Praxis. Eine MFA mit zwölf Jahren Betriebszugehörigkeit kann weiterhin mit vier Wochen kündigen, sofern der Arbeitsvertrag nichts anderes festlegt. Zweitens darf ein Vertrag die Frist für beide Seiten verlängern, aber für die MFA nie länger als für die Praxis (§ 622 Abs. 6 BGB). Drittens zählt für die Staffel die Dauer des Arbeitsverhältnisses im Betrieb oder Unternehmen am Tag des Zugangs der Kündigung; eine unmittelbar vorangegangene Ausbildung in derselben Praxis gehört nach überwiegender Auffassung dazu.

Kürzere Fristen sind nur in engen Grenzen möglich. Einzelvertraglich erlaubt § 622 Abs. 5 BGB eine kürzere Grundfrist bei vorübergehender Aushilfe bis drei Monate sowie in Betrieben mit in der Regel nicht mehr als 20 Beschäftigten eine Frist von vier Wochen ohne festen Endtermin. Gilt der MFA-Tarif, scheidet das aus: Nach § 3 Abs. 1 MTV sind Vertragsklauseln unwirksam, die tarifliche Bestimmungen einschränken.

Probezeit: drei Monate nach Tarif, zwei Wochen Frist

Nach § 4 MTV gelten die ersten drei Monate der Tätigkeit als Probezeit. Sie kann einvernehmlich um bis zu drei weitere Monate verlängert werden – also auf höchstens sechs Monate. Für Auszubildende ist eine Verlängerung ausgeschlossen. Wer nach erfolgreich abgeschlossener Ausbildung in derselben Praxis weiterarbeitet, hat überhaupt keine Probezeit (§ 4 Abs. 2 MTV). Während der Probezeit können beide Seiten mit zwei Wochen kündigen, ohne an den 15. oder das Monatsende gebunden zu sein.

Maßgeblich ist der Zugang: Geht die Kündigung am letzten Tag der Probezeit zu, gilt noch die Zwei-Wochen-Frist, auch wenn das Arbeitsverhältnis erst danach endet. Eine Verlängerung der Probezeit muss vor ihrem Ablauf vereinbart werden, sinnvollerweise schriftlich. Unabhängig von der Probezeit läuft die Wartezeit des Kündigungsschutzgesetzes von sechs Monaten (§ 1 Abs. 1 KSchG); eine verlängerte Probezeit verlängert diese Wartezeit nicht.

Für Auszubildende gelten eigene Regeln: In der Probezeit des Ausbildungsverhältnisses kann ohne Frist gekündigt werden, danach nur aus wichtigem Grund oder durch die oder den Auszubildenden mit vier Wochen, wenn die Ausbildung aufgegeben oder gewechselt wird (§ 22 BBiG). Mehr zur Ausbildung steht im Beitrag zur MFA-Ausbildung.

Die Frist richtig berechnen: Zugang und Stichtage

Die Frist beginnt am Tag nach dem Zugang der Kündigung, nicht mit dem Datum auf dem Schreiben. Bei der Grundfrist von vier Wochen sind das genau 28 Tage, die spätestens am 15. oder am Monatsletzten enden müssen. Wochenenden und Feiertage verschieben weder Beginn noch Ende. Wer den gewünschten Termin knapp verpasst, landet beim nächsten möglichen Endtermin – bei der Grundfrist also rund zwei Wochen später.

Zugegangen ist eine Kündigung, sobald sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt, dass unter gewöhnlichen Umständen mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist – etwa durch Übergabe oder Einwurf in den Briefkasten. Den Zugang muss beweisen, wer kündigt. Das Bundesarbeitsgericht hat am 30. Januar 2025 entschieden, dass Einlieferungsbeleg und Sendungsstatus eines Einwurf-Einschreibens dafür nicht genügen (2 AZR 68/24); nötig ist mindestens der Auslieferungsbeleg oder ein Zeuge. In der Praxis ist die persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder die Zustellung durch einen Boten, der den Inhalt kennt, der sicherste Weg – für die Praxis wie für die MFA.

Schriftform: woran Kündigungen formal scheitern

Eine Kündigung ist nur wirksam, wenn sie schriftlich erfolgt – im Original mit eigenhändiger Unterschrift (§§ 623, 126 BGB; § 18 Abs. 5 MTV). Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Unwirksam sind deshalb Kündigungen per E-Mail, Messenger, SMS, Fax oder als PDF-Scan, ebenso eine mündliche Kündigung im Teamgespräch. Bei einer Praxis muss die Person unterschreiben, die kündigungsberechtigt ist, in einer Berufsausübungsgemeinschaft in der Regel die Gesellschafter oder eine bevollmächtigte Person mit Originalvollmacht.

Ein Kündigungsgrund muss bei einer ordentlichen Kündigung nicht genannt werden. Anders ist es bei Auszubildenden nach der Probezeit (§ 22 Abs. 3 BBiG) und bei einer Kündigung während der Schwangerschaft, die die Behörde ausnahmsweise zugelassen hat (§ 17 Abs. 2 MuSchG). Wer eine Kündigung der Praxis für unwirksam hält, muss innerhalb von drei Wochen nach Zugang Klage beim Arbeitsgericht erheben (§ 4 KSchG); diese Frist gilt auch im Kleinbetrieb.

Kündigungsschutz: Kleinbetrieb und besondere Gruppen

Viele Arztpraxen sind Kleinbetriebe: Destatis weist für 2023 durchschnittlich 9,7 tätige Personen je Arztpraxis aus, Inhaberinnen und Inhaber eingeschlossen. Der allgemeine Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz greift erst, wenn in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigt sind (§ 23 Abs. 1 KSchG). Auszubildende zählen nicht mit; Teilzeitkräfte mit bis zu 20 Wochenstunden zählen mit 0,5, mit bis zu 30 Stunden mit 0,75. Ab dieser Schwelle und nach sechs Monaten Beschäftigung braucht eine Kündigung durch die Praxis einen personen-, verhaltens- oder betriebsbedingten Grund. Unterhalb gilt die Kündigungsfrist trotzdem, und eine Kündigung darf nicht treuwidrig oder diskriminierend sein.

Für die MFA selbst gelten diese Schutzregeln nicht als Sperre: Auch in Schwangerschaft oder Elternzeit kann sie mit der normalen Frist kündigen; zum Ende der Elternzeit sieht § 19 BEEG zusätzlich eine Sonderfrist von drei Monaten vor. Was bei Schwangerschaft und Elternzeit im Dienstplan zu beachten ist, beschreiben die Beiträge zu Mutterschutz und Beschäftigungsverbot und zur Elternzeit in der Arztpraxis.

Resturlaub, Überstunden und Weihnachtsgeld

Urlaub. Nach § 16 Abs. 11 MTV ist offener Urlaub, soweit betrieblich möglich, während der Kündigungsfrist zu gewähren und zu nehmen. Reicht die Frist nicht oder lässt der Praxisbetrieb es nicht zu, wird der Urlaub abgegolten. Tariflich entsteht je Beschäftigungsmonat ein Zwölftel des Jahresurlaubs von 29 Arbeitstagen (§ 16 Abs. 2 und 3 MTV). Der gesetzliche Mindesturlaub bleibt dabei unberührt: Wer nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte ausscheidet, behält den vollen gesetzlichen Jahresurlaub (§ 5 Abs. 1 BUrlG). Beim Austritt ist eine Urlaubsbescheinigung auszustellen (§ 16 Abs. 13 MTV). Rechenbeispiele stehen im Beitrag zum Urlaubsanspruch von MFA.

Überstunden und Stundenkonto. Ein positives Stundenkonto sollte bis zum Austritt abgebaut oder zur Auszahlung festgestellt werden. Der Tarif kennt eine Ausschlussfrist: Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis sind innerhalb von zwölf Monaten nach Entstehen schriftlich geltend zu machen (§ 21 MTV). Eine saubere Arbeitszeiterfassung macht den Saldo am letzten Tag unstrittig; mehr dazu im Beitrag zu Überstunden in der Arztpraxis.

Weihnachtsgeld. Hier entscheidet das Datum. Die tarifliche Sonderzahlung wird am 1. Dezember fällig und setzt voraus, dass das Arbeitsverhältnis zu diesem Zeitpunkt nicht von der MFA gekündigt ist (§ 12 Abs. 1 MTV). Endet das Arbeitsverhältnis durch Eigenkündigung oder einen von der MFA veranlassten Aufhebungsvertrag vor dem 31. März des Folgejahres, ist die Sonderzahlung zurückzuzahlen – vollständig bis zu drei Jahren Betriebszugehörigkeit, zur Hälfte ab drei Jahren, gar nicht ab fünf Jahren am 1. Dezember (§ 12 Abs. 5 MTV). Die FAQ der Tarifparteien rechnet vor: Eine Kündigung zum 15. März löst die Rückzahlung aus, eine Kündigung zum 31. März nicht. Die Rückzahlungspflicht entfällt außerdem, wenn die Praxis die Kündigung durch eine eigene Pflichtverletzung veranlasst hat, etwa durch unpünktliche Gehaltszahlungen. Einzelheiten stehen im Beitrag zum Weihnachtsgeld für MFA.

Weitere Pflichten rund um den Austritt

• Zeugnis. Nach der Kündigung besteht Anspruch auf umgehende Aushändigung eines Zeugnisses, auf Wunsch mit Leistung und Führung (§ 19 MTV, § 109 GewO). Ein Zwischenzeugnis kann jederzeit verlangt werden.
• Zeit für Bewerbungen. Nach der Kündigung ist auf Verlangen angemessene Zeit zur Stellensuche zu gewähren (§ 629 BGB), etwa für Vorstellungsgespräche.
• Arbeitsuchendmeldung. Die MFA muss sich spätestens drei Monate vor dem Ende bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend melden; liegen zwischen Kenntnis und Ende weniger als drei Monate, innerhalb von drei Tagen (§ 38 Abs. 1 SGB III).
• Sperrzeit. Wer selbst kündigt oder einen Aufhebungsvertrag schließt, ohne eine neue Stelle zu haben, riskiert beim Arbeitslosengeld eine Sperrzeit von bis zu zwölf Wochen, sofern kein wichtiger Grund vorliegt (§ 159 SGB III).
• Schweigepflicht. Die Pflicht zur Verschwiegenheit über Praxisvorgänge und Patienten gilt auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses fort (§ 5 MTV, § 203 StGB).

Die Kündigungsfrist im Dienstplan abbilden

Für die Praxis ist eine Kündigung zuerst ein Planungsereignis. Bei vier Wochen Frist und offenem Resturlaub bleiben oft nur wenige echte Arbeitstage. Gleichzeitig muss die Lücke dauerhaft geschlossen werden, und eine Nachbesetzung dauert in der Regel länger als die Grundfrist. Bewährt hat sich ein fester Ablauf ab dem Tag des Zugangs:

• Letzten Arbeitstag festlegen. Austrittsdatum, Resturlaub und Stundenkontosaldo gemeinsam betrachten und den tatsächlich letzten Arbeitstag im Plan markieren. Urlaub in der Frist wird als Urlaub eingetragen, nicht als Freistellung – sonst ist am Ende unklar, ob er abgegolten werden muss.
• Kritische Aufgaben identifizieren. Welche Funktionen hängen an dieser Person: Labor, Röntgen, Hygieneverantwortung, Abrechnung, Ausbildungsbetreuung? Für jede braucht der Plan ab dem Austritt eine qualifizierte Vertretung. Hinterlegte Qualifikationen je Person zeigen schnell, wo nur noch eine Kollegin übrig bleibt.
• Übergabe als Dienste planen. Einarbeitung der Nachfolge oder Übergabe an Kolleginnen braucht Überlappungszeit. Sie gehört als eigener Dienst in den Plan, nicht „nebenbei“ in die Sprechstunde.
• Mindestbesetzung neu prüfen. Bis zur Nachbesetzung fehlen Stunden. Ob Teilzeitkräfte aufstocken, Minijobber einspringen oder Sprechzeiten angepasst werden, sollte vor dem Austritt entschieden sein, nicht am ersten Montag danach. Hinweise dazu enthält der Beitrag zu Personalmangel in der Arztpraxis.
• Zugänge und Abschluss. Am letzten Arbeitstag Schlüssel, Praxis- und Softwarezugänge zurücknehmen, Arbeitszeitkonto und Urlaubsstand abschließen und die Urlaubsbescheinigung ausstellen.

Ein digitaler Dienstplan erleichtert diese Schritte, weil Austrittsdatum, Abwesenheiten, Stundenkonto und Qualifikationen an einer Stelle liegen und Lücken in der Mindestbesetzung sichtbar werden, bevor sie entstehen. In der redaktionellen Auswertung dieses Portals führt Aplano das Feld an, weil Dienstplan, Abwesenheiten, Qualifikationen und Zeiterfassung in einer Oberfläche zusammenlaufen; Zeiterfassung und Auto-Planung gehören zum Pro-Tarif für 4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. Weitere Systeme ordnet der Softwarevergleich ein.