Praxisvertretung im Urlaub: Regeln, Fristen und Planung für das Praxisteam

Der Rechtsrahmen: persönliche Leistung mit begrenzten Ausnahmen

Ausgangspunkt ist ein Grundsatz, der für die Planung mehr Gewicht hat, als es zunächst scheint: Die vertragsärztliche Tätigkeit ist persönlich in freier Praxis auszuüben (§ 32 Abs. 1 Satz 1 Ärzte-ZV). Vertretung ist deshalb keine freie Organisationsentscheidung, sondern eine Ausnahme mit festen Gründen und Höchstdauern. Die Zulassungsverordnung und der Bundesmantelvertrag – Ärzte (BMV-Ä) in der Fassung vom 1. April 2026 regeln dabei dasselbe von zwei Seiten: die Ärzte-ZV, wie lange vertreten werden darf, der BMV-Ä in § 17 Abs. 3, wem die Abwesenheit wann mitzuteilen ist.

Drei Details werden in der Praxis häufig übersehen. Erstens läuft der Zwölf-Monats-Zeitraum nicht nach Kalenderjahr, sondern beginnt mit der ersten Vertretung – so formuliert es etwa die KV Hamburg in ihrem Infoblatt vom Oktober 2025. Wer im Herbst drei Wochen Urlaub, im Winter eine Woche Fortbildung und im Frühjahr zwei Wochen Krankheit hatte, sollte die Tage deshalb fortlaufend zählen. Zweitens kann die KV nach § 32 Abs. 1 Ärzte-ZV prüfen, ob die Vertretung geeignet ist, sobald sie innerhalb von zwölf Monaten einen Monat überschreitet. Drittens gilt die Mitteilungspflicht ab einer Woche für die Abwesenheit, nicht für die einzelne Vertretungsperson: Wer zehn Tage Urlaub nimmt und zwei Kollegen nacheinander vertreten lässt, meldet die gesamte Abwesenheit mit beiden Namen.

Unterhalb einer Woche entfällt nur die Meldung an die KV, nicht die Information der Patientinnen und Patienten: Nach § 17 Abs. 3 Satz 2 BMV-Ä soll die Verhinderung auch dann in geeigneter Weise bekannt gegeben werden, zum Beispiel durch Aushang. Und die Vertretung ist nach Satz 3 jeweils mit der vertretenden Ärztin oder dem vertretenden Arzt abzusprechen – eine Nennung auf dem Anrufbeantworter ohne vorherige Zusage genügt nicht.

Wer vertreten darf: Facharztstandard und Fachgebiet

Vertreten darf grundsätzlich nur ein anderer Vertragsarzt oder eine Ärztin bzw. ein Arzt, der die Voraussetzungen des § 3 Abs. 2 Ärzte-ZV erfüllt – also Approbation und abgeschlossene Facharztanerkennung. Die KV Hamburg präzisiert, dass die Vertretung in der Regel durch eine Ärztin oder einen Arzt mit identischer oder zumindest fachverwandter Zulassung erfolgen muss und dass eine versorgungsbereichsübergreifende Vertretung nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts nicht möglich ist: Ein hausärztlich zugelassener Internist kann einen fachärztlichen Internisten nicht in dessen fachärztlichen Leistungen vertreten. Auch die Berufsordnungen der Ärztekammern verlangen ausreichende Qualifikation und Zugehörigkeit zum gleichen Fachgebiet.

Hinzu kommen zwei Regeln aus § 14 BMV-Ä, die sich direkt auf den Praxisalltag auswirken:

• Genehmigungspflichtige Leistungen: Erfordert eine Leistung eine besondere Qualifikation – typische Beispiele sind Sonografie oder Röntgen –, muss sich die vertretene Ärztin vergewissern, dass der Vertreter sie besitzt. Fehlt sie, dürfen diese Leistungen in der Vertretungszeit nicht erbracht werden (§ 14 Abs. 1 BMV-Ä). Für die Terminplanung heißt das: Untersuchungsslots, die an eine solche Genehmigung gebunden sind, müssen vor dem Urlaub geprüft und gegebenenfalls gesperrt werden.
• Haftung: Für Vertreter haftet der Vertragsarzt oder das MVZ für die Erfüllung der vertragsärztlichen Pflichten wie für die eigene Tätigkeit (§ 14 Abs. 2 BMV-Ä). Die Auswahl des Vertreters ist damit keine Formalie: Die KV Hamburg betont, dass die vertretene Ärztin für die Auswahl verantwortlich ist, und die KV Hessen lässt sich im Meldeformular bestätigen, dass Approbation und Facharzturkunde vorliegen.

Für psychotherapeutische Praxen gilt eine Sonderregel: Bei genehmigungspflichtigen psychotherapeutischen Leistungen einschließlich der probatorischen Sitzungen ist eine Vertretung grundsätzlich unzulässig (§ 14 Abs. 3 BMV-Ä).

Die Optionen im Vergleich: Vertreter, Kollegin oder Schließung

Für eine Urlaubsabwesenheit stehen einer Einzelpraxis im Kern vier Modelle zur Verfügung. Sie unterscheiden sich weniger rechtlich als in ihrer Wirkung auf das Team: Mal arbeitet das Team normal weiter, mal ruht der Betrieb, mal trägt eine andere Praxis die Last.

In der Wirklichkeit werden die Modelle oft kombiniert: eine Woche Vertretung durch die Nachbarpraxis bei geschlossener Praxis, gefolgt von einer Woche mit Praxisvertreter. Wichtig ist, dass jede Kombination auch als solche gemeldet und kommuniziert wird – die KV erwartet die Benennung aller vertretenden Ärzte, die Patientinnen und Patienten brauchen für jeden Zeitraum die richtige Adresse.

Abrechnung im Vertretungsfall: was die Praxis wissen muss

Die Abrechnung folgt der Form der Vertretung. Nach dem Infoblatt der KV Hamburg gilt: Kommt ein externer Arzt in die Praxis, werden die von ihm erbrachten Leistungen unter der lebenslangen Arztnummer (LANR) der abwesenden, vertretenen Ärztin abgerechnet. Übernimmt eine bereits in der Praxis tätige Ärztin die Vertretung, rechnet sie unter ihrer eigenen LANR ab. Bei der kollegialen Vertretung in einer anderen Praxis werden die Patientinnen und Patienten dort behandelt und über die Abrechnung der vertretenden Praxis geführt.

Wie Vertretungsfälle im Praxisverwaltungssystem zu kennzeichnen sind und welche Besonderheiten für einzelne Gebührenordnungspositionen gelten, regeln KV und EBM – hier lohnt vor dem ersten Vertretungszeitraum eine kurze Rückfrage bei der Abrechnungsberatung. Für das Praxisteam praktisch relevant ist vor allem eines: Im Praxisverwaltungssystem muss der Vertreter für den Zeitraum korrekt angelegt sein, bevor die erste Patientin aufgerufen wird. Das gehört auf die Checkliste der Praxismanagerin, nicht auf die des Vertreters.

Ob der Praxisvertreter selbständig tätig oder sozialversicherungspflichtig beschäftigt ist, ist nach Hinweis der KV Hamburg eine Frage des Einzelfalls; in der Regel handelt es sich um eine selbständige Tätigkeit, bei Assistenten dagegen meist um ein Arbeitsverhältnis. Vor der ersten Beauftragung empfiehlt sich eine Klärung mit der Steuer- oder Rechtsberatung.

Patienten informieren: Aushang, Ansage, Website, 116117

Die Patientenkommunikation ist bei jeder Vertretungsform dieselbe, unterscheidet sich aber im Inhalt. Bei einem Praxisvertreter in den eigenen Räumen genügt der Hinweis, wer in welchem Zeitraum die Sprechstunde hält und ob bestimmte Untersuchungen ausfallen. Bei kollegialer Vertretung oder Schließung gehören Name, Adresse, Telefonnummer und Sprechzeiten der vertretenden Praxis auf Aushang, Website und Anrufbeantworter. Außerhalb der Sprechzeiten verweist die Ansage auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der bundesweiten Nummer 116117 – sie ersetzt die Vertretung während der Sprechzeiten aber nicht.

Einen Zeitplan für Aushang, Website, Rezepte und den ersten Tag nach der Rückkehr enthält der Beitrag Betriebsferien in der Arztpraxis; er gilt für die Schließzeit mit kollegialer Vertretung unverändert.

Organisation fürs Praxisteam: MFA-Urlaub mit dem Arzturlaub abstimmen

Für die MFA ist die Urlaubsvertretung der Ärztin keine Randfrage, sondern die Vorentscheidung über den eigenen Urlaub. Jede der vier Formen erzeugt ein anderes Muster im Dienstplan:

• Praxisvertreter in den eigenen Räumen: Die Praxis läuft, aber mit einer Person, die Räume, Software, Patientenstamm und Hausregeln nicht kennt. In diesen Wochen braucht es eine vollständige Kernbesetzung und mindestens eine erfahrene MFA je Schicht als feste Ansprechperson. Urlaub der Praxismanagerin oder der einzigen MFA mit bestimmten Qualifikationen fällt deshalb besser nicht in diesen Zeitraum.
• Schließung mit kollegialer Vertretung: Die Abwesenheit kann als Betriebsferien geplant werden – mit allen Grenzen, die für angeordneten Urlaub gelten. Wie viel des Jahresurlaubs eine Schließzeit binden darf, beschreibt der Beitrag zu den Betriebsferien; den Anspruch je Person erklärt der Beitrag Urlaubsanspruch von MFA.
• Die eigene Praxis vertritt eine Nachbarpraxis: Kollegiale Vertretung ist ein Tausch. Die Wochen, in denen die eigene Praxis Patienten einer anderen mitversorgt, sind Spitzenwochen mit mehr Anrufen, mehr Neuaufnahmen und längeren Sprechstunden. Teamurlaub in diesen Wochen ist ungünstig; Mehrarbeit sollte vorab eingeplant und nach den Regeln zu Überstunden in der Arztpraxis ausgeglichen werden.
• BAG oder MVZ: Hier vertreten sich Ärztinnen intern; das Team arbeitet, aber für weniger ärztliche Kapazität. Sinnvoll ist, in diesen Wochen Verwaltungs- und Hygieneaufgaben zu bündeln, für die im Normalbetrieb die Zeit fehlt. Wie sich die Planung über mehrere Behandler verteilt, beschreibt die Seite MVZ und Gemeinschaftspraxis.

Praktisch bewährt sich ein fester Ablauf: Zuerst werden die Abwesenheiten der Ärztinnen und Ärzte für das Folgejahr festgelegt, dann die Wochen, in denen die eigene Praxis andere vertritt, und erst danach öffnet die Urlaubsplanung für das Team. Wer diese Reihenfolge umdreht, muss genehmigten MFA-Urlaub später mit Vertretungswochen in Einklang bringen – und genehmigter Urlaub lässt sich nicht einseitig zurücknehmen. Welche Funktionen in den verbleibenden Wochen mindestens besetzt sein müssen, zeigt die Vertretungsmatrix auf der Seite Urlaub & Vertretung.

Checkliste: Urlaubsvertretung in der Arztpraxis

1. Vertretungstage zählen: Urlaub, Krankheit und Fortbildung der letzten zwölf Monate ab der ersten Vertretung addieren; bei mehr als drei Monaten wird eine Genehmigung nötig.
2. Vertretungsform festlegen: Praxisvertreter, Kollegin im Haus, Nachbarpraxis oder Schließung – je Zeitraum, nicht pauschal für das Jahr.
3. Vertretung schriftlich absprechen: Zusage der vertretenden Praxis mit Zeitraum, Erreichbarkeit und Umgang mit Befunden und Rücküberweisungen.
4. Qualifikation prüfen: Approbation, Facharztanerkennung, gleiches oder fachverwandtes Gebiet, Genehmigungen für Sonografie, Röntgen und andere Qualifikationsleistungen.
5. KV informieren: Bei mehr als einer Woche unverzüglich unter Benennung aller vertretenden Ärzte, mit dem Formular der eigenen KV.
6. Patienten informieren: Aushang, Website, Ansage, Hinweis auf 116117 außerhalb der Sprechzeiten.
7. Team einplanen: Kernbesetzung und Ansprechperson für den Vertreter, Urlaubssperre für Schlüsselfunktionen, Spitzenwochen bei Gegenvertretung.
8. Rückkehr vorbereiten: Übergabetermin, Rückruf- und Befundliste, verstärkte Besetzung am ersten Tag.

Fällt die Ärztin nicht geplant, sondern kurzfristig aus, greift ein anderer Ablauf – mit Ad-hoc-Absprachen und Tagesentscheidungen statt Jahresplanung. Wie das Team einen solchen Morgen ohne Telefonkette organisiert, beschreibt der Beitrag Kurzfristige Ausfälle abfedern.

Was die Planungssoftware dafür leisten muss

Für die Vertretungsplanung reicht ein Kalender mit Arztabwesenheiten nicht aus. Hilfreich ist ein Dienstplan, in dem Abwesenheiten von Ärztinnen und MFA im selben Jahresblick liegen, Vertretungs- und Spitzenwochen als eigene Markierung sichtbar sind und Urlaubsanträge des Teams gegen diese Wochen geprüft werden können. Ebenso wichtig: Der veröffentlichte Plan muss das Team zuverlässig erreichen, wenn sich die Vertretungsform kurzfristig ändert.

In der redaktionellen Auswertung dieses Portals führt Aplano das Feld an: Dienstplan, Abwesenheiten und Urlaubskonten liegen in einer Oberfläche, Qualifikationen lassen sich je Person hinterlegen, und das Team sieht den veröffentlichten Stand über die Mitarbeiter-App. Die Tarife liegen zwischen 0,50 € (Core) und 4,50 € (Pro) je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt.; die Vertretungsfrage im vertragsärztlichen Sinn – Meldung, Abrechnung, Qualifikationsnachweise – bleibt Aufgabe der Praxis und ihres Praxisverwaltungssystems. Alternativen ordnet der Softwarevergleich ein.